LA EXTERNALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En un nuevo entorno cada vez más competitivo las organizaciones han descubierto que no podían dedicarse a todas y cada una de las actividades que desarrollaban.

¿Por qué?

Sencillamente porque los recursos son escasos y limitados.

Las organizaciones van a dirigir gran parte de sus recursos hacia las actividades que les generen mayor valor añadido, o dicho de otra forma, hacia las actividades de su Core-Business.

En consecuencia todas aquellas actividades que no son el centro de su negocio van recibiendo paulatinamente menos recursos, lo que provoca que sean menos competitivas, que no innoven, que no se especialicen y que queden obsoletas o en un estado muy precario con el paso del tiempo. Pero dichas actividades siguen siendo importantes para la compañía e incluso alguna de ellas críticas.

¿Qué hacer?

La solución pasa por externalizar total o parcialmente estas actividades con organizaciones que sean especialistas y que se dediquen a este tipo de procesos. La ventaja es clara:

“La actividad externalizada pasa a ser principal para la empresa que externaliza con lo que dedicará sus esfuerzos y recursos a ella”

Y gracias a ello la empresa que externalice obtendrá las siguientes ventajas:

• Reducción de los costes de actividad
• Mejora de la calidad y del nivel de servicio
• Flexibilidad hacia los cambios
• Introducción de mejoras e innovación en los procesos
• Mejora de la propia organización hacia sus actividades principales.

Desde el punto de vista de la Gestión Documental, está claro que cada vez los procesos son más complejos, implican un mayor número de personas y los volúmenes de documentación son cada vez más elevados.

Además, las organizaciones no siempre disponen de recursos preparados y con experiencia para abordar los nuevos retos que les son demandados por lo que la Externalización puede ser una buena solución.

Las actividades que se pueden externalizar son variadas y dependerán de cada organización.

A modo de ejemplo podríamos citar las siguientes:

• Catalogaciones de fondos,
• Digitalizaciones,
• Custodia de documentación,
• Actividades de archivo,
• Gestión completa de procesos documentales.
• Centros Virtuales de Documentación. (Hosting)
• Destrucción de Documentos

La Externalización es una herramienta que tienen las organizaciones para mejorar su competitividad y eficiencia. No obstante no hay que olvidar que este tipo de procesos son estratégicos y que hay que buscar un socio adecuado para ello, ya que de ello va a depender en gran medida el éxito de la Externalización y el logro de todas las mejoras que nos hayamos propuesto.